Privacy Statement Nederlandse Onderzoeksschool Wijsbegeerte (OZSW)

De Nederlandse Onderzoeksschool Wijsbegeerte (OZSW) is een onderzoeksschool op het gebied van de filosofie, met als deelgebieden praktische filosofie en ethiek, theoretische filosofie en geschiedenis van de filosofie. De OZSW is in 2013 opgericht door 11 faculteiten en departementen Filosofie aan Nederlandse universiteiten en thans gehuisvest aan de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR).

De EUR heeft een eigen Privacy Statement opgesteld volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoewel opererend onder de vleugels van de Erasmus Universiteit, heeft de OZSW een eigen Privacy Statementopgesteld dat betrekking heeft op haar taak als onderzoeksschool.

Op 1 januari 2019 zal het penvoerderschap worden overgedragen aan de Universiteit van Leiden.

Met welke (persoons-)gegevens heeft de OZSW te maken?

  1. PhD-studenten van Nederlandse en internationale universiteiten
  2. Research Master (ReMa-)studenten van Nederlandse universiteiten
  3. OZSW-leden (senior onderzoekers aan Nederlandse en internationale universiteiten)
  4. Studiegroepleden
  5. Externe declaranten (gastprekers op OZSW activiteiten)
  6. Externe deelnemers cursussen, workshops

Met welk doel worden (persoons-)gegevens van de OZSW bewaard, bewerkt en verwerkt?

PhD-studenten:

  • PhD-studenten die lid zijn van de OZSW kunnen meestal met korting deelnemen aan OZSW-activiteiten/cursussen. Het is van belang deze studenten te registreren om, in verband met de hoogte van de aanmeldkosten van een activiteit te kunnen checken wie lid is en wie niet;
  • Om PhD studenten gericht te bereiken beheert de OZSW een mailing list van de bij haar aangesloten PhD’s;
  • PhD studenten kunnen gratis lid worden van de OZSW, indien minimaal één van de promotoren reeds lid is. Daartoe melden PhD studenten zich aan via de OZSW-website. Ze ontvangen een bevestiging via e-mail. Registratie is van belang voor het jaarverslag OZSW, voor de promotie-kalender en voor de verantwoording aan het discipline overleg Letteren en Geesteswetenschappen (DLG) en het OZSW schoolbestuur die de OZSW financieren.
  • PhD studenten kunnen lid worden van een OZSW-studiegroep. Aanmelding geschiedt via een formulier op de OZSW-website. De OZSW beheert meerdere mailinglijsten van deze studiegroepen en de coördinatoren van de betreffende studiegroepen worden via email op de hoogte gesteld van nieuwe aanmeldingen. Een overzicht wordt door de OZSW bijgehouden in een Word-document in SURFdrive.

ReMa-studenten:

  • De gegevens van de Research Master studenten worden bij verschillende universiteiten twee keer per jaar opgevraagd. Dit gebeurt door tussenkomst van de ReMa-coördinatoren van de deelnemende universiteiten aan de hand van een geëxporteerde lijst uit het OZSW-registratiesysteem. De OZSW ontvangt een gecorrigeerde lijst terug via e-mail en registreert de aanpassingen in het OZSW-registratiesysteem. Registratie is van belang omdat de hoogte van de subsidie door het Disciplineoverleg Letteren en Geesteswetenschappen hiervan afhankelijk is.
  • Het aantal ReMa-studenten wordt jaarlijks gerapporteerd aan het Disciplineoverleg Letteren en Geesteswetenschappen en het Regieorgaan Geesteswetenschappen, dat aan de hand van de aangeleverde cijfers de hoogte van de jaarlijkse subsidie bepaalt;
  • Alle ReMa-studenten zijn lid van de OZSW; registratie is van belang omdat deelname aan OZSW-cursussen gratis of met korting is. Een check moet daarom uitgevoerd kunnen worden.
  • ReMa-studenten kunnen lid worden van een studiegroep via een aanmeldformulier op de OZSW-website. De OZSW houdt het aantal deelnemers bij in een overzicht in een Word-document in SURFdrive en stelt één keer per kwartaal de studiegroep- coördinatoren via e-mail op de hoogte. Voor een aantal studiegroepen beheert de OZSW een mailing list.

OZSW-leden:

  • Behalve ReMa-studenten melden alle andere leden zichzelf aan via de website van de OZSW. Bij goedkeuring door de OZSW worden zij “event contributor” en daarmee opgenomen in de database, gekoppeld aan de OZSW-website.
  • “Senior, Associate en International members” betalen lidmaatschapsgeld. Om te kunnen factureren is registratie noodzakelijk. De gegevens die nodig zijn voor het maken van een factuur stuurt de OZSW jaarlijks via e-mail naar de financiële afdeling van de penvoerende universiteit.
  • De leden beheren hun eigen persoonlijke pagina op de OZSW-website middels een automatisch gegenereerd bericht dat wordt verzonden ter bevestiging van het lidmaatschap. In dit kader wordt tevens een wachtwoord verstrekt dat per e-mail wordt ontvangen.
  • Indien OZSW-leden lid willen zijn van een studiegroep melden zij zich aan via de OZSW-website. De OZSW registreert studiegroepleden in een Word-document in SURFdrive en geeft deze gegevens via een automatisch gegenereerde e-mail door aan de studiegroepcoördinatoren. Indien een studiegroep dit wenst, beheert de OZSW de mailing list van de groep.
  • De OZSW beheert een gezamenlijke mailing list voor Senior, Associate en International leden. Deze wordt gebruikt om de leden op de hoogte te stellen van aankomende activiteiten vanuit de OZSW.

Studiegroepleden:

  • Naast OZSW-leden kunnen ook niet-leden lid worden van een studiegroep. Ze melden zich aan via de OZSW-website via een digitaal formulier. De aanvraag wordt beoordeeld door de studiegroepcoördinator. Daartoe moeten de gegevens bij deze coördinator bekend zijn. Een automatisch gegenereerde mail gaat direct naar de OZSW en naar de coördinator van de betreffende studiegroep. De naam van het nieuwe lid wordt bij goedkeuring opgenomen op de OZSW-website in de leden-database en in het Word-document in SURFdrive (naam en e-mailadres).
  • De coördinatoren gebruiken bij de aankondiging van een evenement/bijeenkomst van de studiegroep de door de OZSW beheerde mailinglijsten of een door henzelf bijgehouden adressenbestand van studiegroepleden.

Promovendi:

  • Indien een OZSW-lid promoveert, wordt de promotie aangekondigd in de agenda op de OZSW-website met als doel het aantal gepromoveerde OZSW-leden in het jaarverslag te kunnen presenteren, een felicitatie te sturen, de aankondiging van de promotie te verspreiden onder geïnteresseerden en de promovendus indien gewenst uit te nodigen zich te presenteren voor de website “The Young Philosophers”. Het staat elke promovendus overigens vrij al dan niet op een dergelijke uitnodiging in te gaan.

Externe declaranten:

  • Sprekers van niet bij de OZSW aangesloten universiteiten kunnen bij evenementen, georganiseerd vanuit de OZSW hun reis-en verblijfkosten declareren volgens een door de financiële administratie van de penvoerende universiteit goedgekeurd digitaal declaratieformulier. Hiervoor worden betaalgegevens opgevraagd alsook kopieën van tickets en/of bonnetjes als bewijs. Het ingevulde declaratieformulier wordt via e-mail aan de financiële afdeling van de penvoerende universiteit gestuurd.
  • Voorgeschoten kosten naar aanleiding van georganiseerde OZSW-evenementen kunnen door de organisator worden gedeclareerd via het digitale declaratieformulier, zoals hierboven is omschreven.
  • Leden van de PhD-council kunnen hun reiskosten declareren op een manier zoals hierboven omschreven.

Deelnemers cursussen/workshops:

  • Over het algemeen kunnen deelnemers van gratis of niet-gratis cursussen en workshops zich aanmelden via Aanmelder.nl. Om aandacht te vestigen op een cursus of workshop die vanuit de OZSW wordt georganiseerd, wordt gericht een aankondiging verstuurd via de bestaande mailing lijsten.

De OZSW heeft een eigen account op Aanmelder.nl en gebruikt dit systeem vanwege de voor de cursist eenvoudige manier van aanmelden, om tussentijds op de hoogte te blijven van het aantal deelnemers en om zodoende de organisatoren van de cursus op de hoogte te houden van de voortgang van de aanmeldingen. Ook biedt Aanmelder.nl een betaaloptie, die de OZSW gebruikt voor het innen van deelnemersgelden. De transacties worden verwerkt door Delft Congress Support.

  • Afhankelijk van de soort cursus ontvangen deelnemers een certificaat via de e-mail.

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

Hieronder een overzicht per onderdeel:

PhD-studenten ReMa-studenten OZSW-leden Studiegroep-leden Externe declaranten* Externe deelnemers cursussen opmerkingen
NAW

Geslacht

(alleen bij aanmelden cursus)

(alleen bij aanmelden cursus)

(alleen

bij aanmelden cursus)

Ingangsdatum

(per kwartaal)

Einddatum

Telefoon

Alleen bij aanmelding cursus
e-mail

Universiteit

Faculteit

Naam promotoren

Voorwaarde lidmaatschap OZSW voor PhD
Dieet-wensen

Fysieke

beperkingen

m.b.t. het huren van cursusruimte

*zie bijlage 1: declaratieformulier voor externen

Waar en hoe worden (persoons-)gegevens opgeslagen?

  • De OZSW maakt gebruikt van SURFdrive voor de opslag van informatie.

SURFdrive is een persoonlijke, niet-commerciële cloudopslagdienst voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek, waarmee medewerkers, onderzoekers en studenten bestanden kunnen opslaan, synchroniseren en delen.

Password en gebruikersnaam noodzakelijk.

  • AANMELDER.nl is een website waar een aanmeldomgeving voor deelnemers aan cursussen, workshops, en dergelijke kan worden aangemaakt. De OZSW heeft een eigen account. AANMELDER.nl heeft haar eigen privacy-reglement: privacyreglement AANMELDER.nl

Password en gebruikersnaam noodzakelijk.

  • Antagonist is de website die voor de OZSW de mogelijkheid biedt mailinglijsten aan te maken. Met een eigen account kunnen de werknemers bij de OZSW deze lijsten aanmaken en bewerken. Voor het privacybeleid van Antagonist: privacybeleid Antagonist

Password en gebruikersnaam noodzakelijk.

  • De website van de OZSW wordt onderhouden via WordPress. De OZSW heeft een eigen inlogaccount. De leden kunnen via een eigen inlogcode hun persoonlijke pagina onderhouden. Zie hier het privacyreglement van WordPress.org: privacy reglement WordPress

Password en gebruikersnaam noodzakelijk.

Opmerkingen:

De mailinglijsten die de OZSW beheert, worden uitsluitend gebruikt om activiteiten van de OZSW aan te kondigen. Bij verzoeken om niet-OZSW-evenementen via de OZSW mailinglijsten onder de aandacht te brengen, verwijst de OZSW naar de verzendlijsten Filos-NL en Philos-L.

Indien het vanwege veranderende wet-en regelgeving noodzakelijk is, zal de OZSW dit privacydocument tussentijds aanpassen.

Print Friendly, PDF & Email