Privacy Statement Nederlandse Onderzoeksschool Wijsbegeerte (OZSW)

d.d. 2 Mei 2023

De Nederlandse Onderzoeksschool Wijsbegeerte (OZSW) is een onderzoeksschool op het gebied van de filosofie, met als deelgebieden praktische filosofie en ethiek, theoretische filosofie en geschiedenis van de filosofie. De OZSW is in 2013 opgericht door 12 faculteiten en departementen Filosofie aan Nederlandse universiteiten en thans gehuisvest aan de Universiteit Leiden.

De Universiteit Leiden heeft een eigen Privacy Notice opgesteld volgens de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hoewel opererend onder de vleugels van de Universiteit Leiden, heeft de OZSW daarnaast een eigen Privacy Statement opgesteld dat betrekking heeft op haar taak als onderzoeksschool.

Met welke (persoons-)gegevens heeft de OZSW te maken?

  1. PhD-studenten van Nederlandse en internationale universiteiten
  2. Research Master (ReMa) studenten van Nederlandse universiteiten
  3. Senior-leden (senior onderzoekers aan Nederlandse en internationale universiteiten)
  4. Studiegroepleden (Study Group Members)
  5. Externe declaranten (gastprekers op OZSW activiteiten)
  6. Externe deelnemers cursussen, workshops

Met welk doel worden (persoons-)gegevens van de OZSW bewaard, bewerkt en verwerkt?

PhD-studenten:

  • PhD studenten worden aangemeld door de PhD-coördinator van diens universiteit als Regular PhD lid of PhD studenten kunnen zichzelf aanmelden als Associate PhD. Aanmelding van Regular PhDs geschied via het daarvoor bestemde aanmeldformulier. Aanmelding van Associate PhDs geschiedt via de OZSW-website. Ze ontvangen een bevestiging via e-mail.
  • Registratie is van belang voor het checken of een cursusdeelnemer terecht als OZSW-lid deelneemt en geen fee hoeft te betalen, voor de communicatie van OZSW zaken, voor het jaarverslag, voor de promotie-kalender en voor de verantwoording aan het discipline overleg Letteren en Geesteswetenschappen (DLG) en het OZSW schoolbestuur die de OZSW financieren.
  • Associate PhDsleden betalen lidmaatschapsgeld. Om te kunnen factureren is registratie noodzakelijk. De gegevens die nodig zijn voor het maken van een factuur stuurt de OZSW jaarlijks via e-mail naar de financiĂ«le afdeling van de penvoerende universiteit.
  • PhD leden beheren hun eigen persoonlijke pagina op de OZSW-website middels een automatisch gegenereerd bericht dat wordt verzonden ter bevestiging van het lidmaatschap. In dit kader wordt tevens een wachtwoord verstrekt dat per e-mail wordt ontvangen.
  • PhD studenten kunnen lid worden van een OZSW-studiegroep. Aanmelding geschiedt via de studiegroep coördinator. Enkele malen per jaar vraagt het OZSW kantoor de studiegroep leden en vermeldt deze op de OZSW site.
  • Indien een PhD student promoveert, wordt – indien bij de OZSW bekend – de promotie aangekondigd in de agenda op de OZSW-website met als doel het aantal gepromoveerde OZSW-leden in het jaarverslag te kunnen presenteren, een felicitatie te sturen, de aankondiging van de promotie te verspreiden onder geĂŻnteresseerden en de promovendus indien gewenst uit te nodigen zich te presenteren voor de website “The Young Philosophers”. Het staat elke promovendus overigens vrij al dan niet op een dergelijke uitnodiging in te gaan.

 

ReMa-studenten:

  • Research Master studenten studenten worden aangemeld door de ReMa-coördinator van diens universiteit
  • Registratie is van belang voor het checken of een cursusdeelnemer terecht als OZSW-lid deelneemt en geen fee hoeft te betalen, voor de communicatie van OZSW zaken, voor het jaarverslag, de hoogte van de subsidie die door het Disciplineoverleg Letteren en Geesteswetenschappen bepaald wordt a.d.h.v. het aantal ReMa-studenten.
  • Het aantal ReMa-studenten wordt jaarlijks gerapporteerd aan het Disciplineoverleg Letteren en Geesteswetenschappen en het Regieorgaan Geesteswetenschappen, dat aan de hand van de aangeleverde cijfers de hoogte van de jaarlijkse subsidie bepaalt;
  • ReMa-studenten kunnen lid worden van een OZSW-studiegroep. Aanmelding geschiedt via de studiegroep coördinator. Enkele malen per jaar vraagt het OZSW kantoor de studiegroep leden en vermeldt deze op de OZSW site.
  • ReMa-studenten die geen geldig OV hebben, kunnen hun reiskosten declareren bij de OZSW middels het digitale declaratieformulier van Universiteit Leiden. Hiervoor worden betaalgegevens opgevraagd alsook kopieĂ«n van tickets en/of bonnetjes als bewijs. Het ingevulde declaratieformulier wordt verwerkt door de financiĂ«le afdeling van de Universiteit Leiden.

Senior-leden:

  • Senior-leden (Regular Seniors en Associate Seniors) melden zichzelf aan via de website van de OZSW. Bij goedkeuring door de OZSW worden zij “event contributor” en daarmee opgenomen in de database, gekoppeld aan de OZSW-website.
  • Registratie is van belang voor voor de communicatie van OZSW zaken, voor het jaarverslag, voor de promotie-kalender en voor de verantwoording aan het discipline overleg Letteren en Geesteswetenschappen (DLG) en het OZSW schoolbestuur die de OZSW financieren.
  • Associate Senior leden betalen lidmaatschapsgeld. Om te kunnen factureren is registratie noodzakelijk. De gegevens die nodig zijn voor het maken van een factuur stuurt de OZSW jaarlijks via e-mail naar de financiĂ«le afdeling van de penvoerende universiteit.
  • Leden beheren hun eigen persoonlijke pagina op de OZSW-website middels een automatisch gegenereerd bericht dat wordt verzonden ter bevestiging van het lidmaatschap. In dit kader wordt tevens een wachtwoord verstrekt dat per e-mail wordt ontvangen.
  • Senior-leden kunnen lid worden van een OZSW-studiegroep. Aanmelding geschiedt via de studiegroep coördinator. Enkele malen per jaar vraagt het OZSW kantoor de studiegroep leden en vermeldt deze op de OZSW site

Studiegroepleden:

  • Naast OZSW-leden kunnen ook niet-leden lid worden van een studiegroep. Ze melden zich aan via de studiegroep coördinator. De naam van het nieuwe lid wordt bij goedkeuring opgenomen op de OZSW-website.
  • De coördinatoren hebben tevens de mailadressen van de leden van hun studiegroep. Zij gebruiken deze mailadressen voor de aankondiging van een bijeenkomst van de studiegroep.

Externe declaranten:

  • Sprekers en docenten van OZSW-cursussen die niet aangesloten zijn bij een Nederlandse universiteit kunnen hun reis-en verblijfkosten declareren via het digitaal declaratieformulier van de Universiteit Leiden. Hiervoor worden betaalgegevens opgevraagd alsook kopieĂ«n van tickets en/of bonnetjes als bewijs. Het ingevulde declaratieformulier wordt verwerkt door de financiĂ«le afdeling van de Universiteit Leiden.

Deelnemers cursussen/workshops:

  • Over het algemeen geschiedt aanmelding van cursussen via Aanmelder.nl voor zowel leden als niet-leden.
  • De OZSW heeft een eigen account op Aanmelder.nl en gebruikt dit systeem om de aanmelding te vereenvoudigen, om op de hoogte te blijven van het aantal deelnemers en om zodoende de organisatoren van de cursus op de hoogte te houden van de voortgang van de aanmeldingen. Ook biedt Aanmelder.nl een betaaloptie, die de OZSW gebruikt voor het innen van deelnemersgelden. De transacties worden verwerkt door Delft Congress Support.
  • Afhankelijk van de soort cursus ontvangen deelnemers een certificaat via de e-mail.

Welke persoonsgegevens worden bewaard?

PhD studenten – Regular PhD

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum registratie
  • Ingangsdatum PhD
  • Email
  • Biografische informatie (optioneel)
  • Specialisatie (optioneel)
  • Profiel foto (optioneel)
  • Universiteit
  • Faculteit
  • Afdeling
  • Adres universiteit
  • Diverse websites (bijvoorbeeld LinkedIn, Academia.edu – optioneel)
  • Supervisor

PhD studenten – Associate PhD

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum registratie
  • Ingangsdatum PhD
  • Email
  • Email privĂ©
  • PrivĂ© adres
  • PrivĂ© telefoonnummer
  • Biografische informatie (optioneel)
  • Specialisatie (optioneel)
  • Profiel foto (optioneel)
  • Universiteit
  • Faculteit
  • Afdeling
  • Adres universiteit
  • Diverse websites (bijvoorbeeld LinkedIn, Academia.edu – optioneel)
  • Supervisor

ReMa studenten:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum registratie
  • Email

Senior leden – Regular Senior

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum registratie
  • Email
  • Biografische informatie (optioneel)
  • Specialisatie (optioneel)
  • Profiel foto (optioneel)
  • Universiteit
  • Faculteit
  • Afdeling
  • Diverse websites (bijvoorbeeld LinkedIn, Academia.edu – optioneel)

Senior leden – Associate Senior

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum registratie
  • Email
  • Email privĂ©
  • PrivĂ© adres
  • PrivĂ© telefoonnummer
  • Biografische informatie (optioneel)
  • Specialisatie (optioneel)
  • Profiel foto (optioneel)
  • Universiteit
  • Faculteit
  • Afdeling
  • Adres universiteit
  • Diverse websites (bijvoorbeeld LinkedIn, Academia.edu – optioneel)

Studiegroepleden:

  • Voor- en achternaam
  • Email

Deelnemers cursussen en workshop:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht (alleen bij aanmelden cursus)
  • Ingangsdatum
  • Email
  • Email privĂ©
  • Telefoonnummer
  • Universiteit
  • Motivatie
  • Dieetwensen
  • Fysieke beperkingen
  • Antwoorden evaluaties (anoniem)

Waar en hoe worden (persoons-)gegevens opgeslagen?

  • De OZSW maakt gebruikt van Microsoft Teams voor de opslag van informatie. Microsoft Teams is een door de Universiteit Leiden gefaciliteerde online werkomgeving, waarin medewerkers bestanden en informatie kunnen opslaan, synchroniseren en delen. Microsoft Teams heeft haar eigen privacy reglement: privacy beleid Microsoft Teams. Wachtwoord en gebruikersnaam noodzakelijk.
  • Aanmelder.nl is een digitale aanmeldomgeving voor deelnemers aan cursussen, workshops, en andere activiteiten kan worden aangemaakt. De OZSW heeft een eigen account. Aanmelder.nl heeft haar eigen privacy-reglement: privacyreglement aanmelder.nl. Wachtwoord en gebruikersnaam noodzakelijk.
  • Antagonist is de hosting voor de website van de OZSW en voor de mailadressen van de OZSW. Antagonist heeft haar eigen privacy-reglement: privacybeleid Antagonist. Wachtwoord en gebruikersnaam noodzakelijk.
  • De website van de OZSW wordt onderhouden via WordPress. De OZSW heeft een eigen inlogaccount. De leden kunnen via een eigen inlogcode hun persoonlijke pagina onderhouden. WordPress.org heeft haar eigen privacy-reglement: privacy reglement WordPress. Wachtwoord en gebruikersnaam noodzakelijk.
  • Voor het verzenden van een nieuwsbrief maakt de OZSW gebruik van het nieuwsbriefprogramma Mailchimp.com. Mailadressen van leden worden hieraan toegevoegd na aanmelding als lid of indien nodig aangepast. Leden kunnen zich weer uitschrijven als ze dat wensen. Andere geĂŻnteresseerden kunnen zichzelf aanmelden voor de nieuwsbrief. Mailchimp heeft haar eigen privacy beleid: privacy beleid Mailchimp

Indien het vanwege veranderende wet-en regelgeving noodzakelijk is, zal de OZSW dit privacydocument tussentijds aanpassen.

Print Friendly, PDF & Email